Ang Virginia Freedom of Information Act (FOIA), matatagpuan § 2.2-3700 et. seq. ng Kodigo ng Virginia, ginagarantiyahan ang mga mamamayan ng Commonwealth at ang mga kinatawan ng media ng access sa mga pampublikong rekord na hawak ng mga pampublikong katawan, pampublikong opisyal, at pampublikong empleyado.

Ang pampublikong rekord ay anumang pagsulat o pag-record — hindi alintana kung ito ay isang papel na rekord, isang elektronikong file, isang audio o video na pag-record, o anumang iba pang format — na inihanda o pagmamay-ari ng, o nasa pagmamay-ari ng isang pampublikong katawan o mga opisyal nito, empleyado o ahente sa transaksyon ng pampublikong negosyo. Ang lahat ng mga pampublikong rekord ay ipinapalagay na bukas, at maaari lamang itago kung ang isang partikular, ayon sa batas na exemption ay nalalapat.

Ang patakaran ng FOIA ay nagsasaad na ang layunin ng FOIA ay isulong ang mas mataas na kamalayan ng lahat ng tao sa mga aktibidad ng pamahalaan. Sa pagpapasulong ng patakarang ito, hinihiling ng FOIA na ang batas ay malayang bigyang-kahulugan, pabor sa pag-access, at ang anumang pagbubukod na nagpapahintulot sa mga pampublikong rekord na itago ay dapat bigyang-kahulugan nang makitid.

Iyong Mga Karapatan sa FOIA

• May karapatan kang humiling na siyasatin o tumanggap ng mga kopya ng mga pampublikong rekord, o pareho.
• May karapatan kang humiling na ang anumang mga singil para sa hiniling na mga tala ay matantya nang maaga.
• Kung naniniwala ka na ang iyong mga karapatan sa FOIA ay nilabag, maaari kang maghain ng petisyon sa distrito o circuit court upang pilitin ang pagsunod sa FOIA.

Paggawa ng Kahilingan para sa mga talaan mula sa The Virginia Commission for the Arts

• Maaari kang humiling ng mga tala sa pamamagitan ng US Mail, fax, e-mail, nang personal, o sa telepono. FOIA DOE hinihiling na nakasulat ang iyong kahilingan, at hindi mo kailangang partikular na sabihin na humihiling ka ng mga tala sa ilalim FOIA. Mula sa isang praktikal na pananaw, maaaring makatulong sa iyo at sa taong tumatanggap ng iyong kahilingan na isulat ang iyong kahilingan. Nagbibigay-daan ito sa iyo na lumikha ng talaan ng iyong kahilingan. Nagbibigay din ito sa amin ng malinaw na pahayag kung anong mga talaan ang hinihiling mo, upang walang hindi pagkakaunawaan sa isang pandiwang kahilingan. Gayunpaman, hindi kami maaaring tumanggi na tumugon sa iyong kahilingan sa FOIA kung pipiliin mong huwag itong isulat.
• Dapat tukuyin ng iyong kahilingan ang mga talaang hinahanap mo nang may "makatwirang pagtitiyak." Ito ay isang karaniwang kahulugan na pamantayan. DOE ito tumutukoy o nililimitahan ang dami o bilang ng mga rekord na iyong hinihiling; sa halip, kinakailangan na maging tiyak ka upang matukoy at mahanap namin ang mga talaan na iyong hinahanap.
• Ang iyong kahilingan ay dapat humingi ng mga kasalukuyang talaan o dokumento. Binibigyan ka ng FOIA ng karapatang siyasatin o kopyahin ang mga talaan; DOE ito nalalapat sa isang sitwasyon kung saan ikaw ay nagtatanong ng mga pangkalahatang katanungan tungkol sa gawain ng The Virginia Commission for the Arts, ni DOE ay nangangailangan ng The Virginia Commission for the Arts na lumikha ng isang talaan na wala ang DOE .
• Maaari mong piliing tumanggap ng mga electronic record sa anumang format na ginagamit ng The Virginia Commission for the Arts sa regular na kurso ng negosyo. Halimbawa, kung humihiling ka ng mga rekord na pinananatili sa isang database ng Excel, maaari mong piliin na tanggapin ang mga rekord na iyon sa elektronikong paraan, sa pamamagitan ng e-mail o sa isang computer disk, o tumanggap ng naka-print na kopya ng mga talaan na iyon.
• Kung mayroon kaming mga katanungan tungkol sa iyong kahilingan, mangyaring makipagtulungan sa mga pagsusumikap ng kawani na linawin ang uri ng mga talaan na iyong hinahanap, o upang subukang maabot ang isang makatwirang kasunduan tungkol sa isang tugon sa isang malaking kahilingan. Ang paghiling ng FOIA ay hindi isang adversarial na proseso, ngunit maaaring kailanganin naming talakayin ang iyong kahilingan sa iyo upang matiyak na naiintindihan namin kung anong mga talaan ang iyong hinahanap.

Upang humiling ng mga tala mula sa Virginia Commission for the Arts, maaari mong idirekta ang iyong kahilingan sa Executive Director, Main Street Center, 600 East Main Street, Suite 330, Richmond, VA 23219 o (804) 225-3132 o (804) 225-4327 (fax) o colleen.messick@vca.virginia.gov.

Bilang karagdagan, ang Freedom of Information Advisory Council (http://foiacouncil.dls.virginia.gov) ay magagamit upang sagutin ang anumang mga katanungan na maaaring mayroon ka tungkol sa FOIA. Maaaring makipag-ugnayan sa Konseho sa pamamagitan ng e-mail sa foiacouncil@leg.state.va.us o sa pamamagitan ng telepono sa (804) 225-3056 o [toll-free] 1-866-448-4100.

Ang Virginia Commission for the Arts Responsibilities sa Pagtugon sa Iyong Kahilingan

• Ang Virginia Commission for the Arts ay dapat tumugon sa iyong kahilingan sa loob ng limang araw ng trabaho pagkatapos matanggap ito. Ang "Unang Araw" ay isinasaalang-alang sa araw pagkatapos matanggap ang iyong kahilingan. Ang limang araw na panahon DOE hindi kasama ang katapusan ng linggo o pista opisyal.
• Ang dahilan sa likod ng iyong kahilingan para sa mga pampublikong talaan mula sa The Virginia Commission for the Arts ay walang kaugnayan, at hindi namin maaaring itanong sa iyo kung bakit mo gusto ang mga talaan bago kami tumugon sa iyong kahilingan. Gayunpaman, pinahihintulutan ng FOIA DOE ang The Virginia Commission for the Arts na hilingin sa iyo na ibigay ang iyong pangalan at legal na tirahan.
• Inaatasan ng FOIA na ang Virginia Commission for the Arts ay gumawa ng isa sa mga sumusunod na tugon sa iyong kahilingan sa loob ng limang araw na yugto ng panahon:
  1. Binibigyan ka namin ng mga talaan na hiniling mo sa kabuuan ng mga ito
  2. Itinatago namin ang lahat ng mga rekord na iyong hiniling dahil ang lahat ng mga talaan ay napapailalim sa isang partikular na pagbubukod ayon sa batas. Kung ang lahat ng mga tala ay pinipigilan, dapat kaming magpadala sa iyo ng tugon sa pamamagitan ng sulat. Ang pagsulat na iyon ay dapat tukuyin ang dami at paksa ng mga rekord na pinipigilan, at isaad ang partikular na seksyon ng Kodigo ng Virginia na nagpapahintulot sa amin na itago ang mga rekord.
  3. Nagbibigay kami ng ilan sa mga rekord na iyong hiniling ngunit pinipigilan ang iba pang mga tala. Hindi namin maaaring pigilan ang isang buong talaan kung isang bahagi lamang nito ang napapailalim sa isang exemption. Sa pagkakataong iyon, maaari naming i-redact ang bahagi ng record na maaaring itago at dapat ibigay sa iyo ang natitira sa record. Dapat kaming magbigay sa iyo ng nakasulat na tugon na nagsasaad ng partikular na seksyon ng Code of Virginia na nagpapahintulot sa mga bahagi ng hiniling na mga rekord na itago.
• Kung halos imposible para sa The Virginia Commission for the Arts na tumugon sa iyong kahilingan sa loob ng limang araw, dapat naming sabihin ito sa pamamagitan ng sulat, na ipinapaliwanag ang mga kundisyon na ginagawang imposible ang pagtugon. Ito ay magbibigay-daan sa amin ng pitong karagdagang araw ng trabaho upang tumugon sa iyong kahilingan, na nagbibigay sa amin ng kabuuang 12 araw ng trabaho upang tumugon sa iyong kahilingan.
• Kung humiling ka para sa napakaraming bilang ng mga rekord, at sa palagay namin ay hindi namin maibibigay ang mga tala sa iyo sa loob ng 12 araw nang hindi naaabala ang aming iba pang mga responsibilidad sa organisasyon, maaari kaming magpetisyon sa korte para sa karagdagang panahon upang tumugon sa iyong kahilingan. Gayunpaman, hinihiling ng FOIA na gumawa kami ng makatwirang pagsisikap na magkaroon ng kasunduan sa iyo tungkol sa produksyon o mga talaan bago kami pumunta sa korte upang humingi ng karagdagang oras.

Mga gastos

• Maaaring kailanganin mong bayaran ang mga rekord na hinihiling mo mula sa The Virginia Commission for the Arts. Binibigyang-daan kami ng FOIA na maningil para sa mga aktwal na gastos sa pagtugon sa mga kahilingan ng FOIA. Kabilang dito ang mga item tulad ng oras ng kawani na ginugol sa paghahanap para sa mga hiniling na tala, mga gastos sa pagkopya, o anumang iba pang mga gastos na direktang nauugnay sa pagbibigay ng hiniling na mga talaan. Hindi nito maaaring isama ang pangkalahatang mga gastos sa overhead.
• Kung tinatantya namin na nagkakahalaga ng higit sa $200 upang tumugon sa iyong kahilingan, maaari naming hilingin sa iyo na magbayad ng deposito, hindi lalampas sa halaga ng pagtatantya, bago magpatuloy sa iyong kahilingan. Ang limang araw na kailangan naming tumugon sa iyong kahilingan ay hindi kasama ang oras sa pagitan ng paghingi namin ng deposito at kapag tumugon ka.
• Maaari kang humiling na tantiyahin namin nang maaga ang mga singil para sa pagbibigay ng mga talaan na iyong hiniling. Papayagan ka nitong malaman ang tungkol sa anumang mga gastos nang maaga, o bibigyan ka ng pagkakataong baguhin ang iyong kahilingan sa pagtatangkang babaan ang mga tinantyang gastos.
• Kung may utang ka sa amin mula sa isang nakaraang kahilingan sa FOIA na nanatiling hindi nababayaran nang higit sa 30 araw, maaaring mangailangan ang Virginia Commission for the Arts ng pagbabayad ng past-due bill bago ito tumugon sa iyong bagong kahilingan sa FOIA.

Mga karaniwang ginagamit na exemption

Ang Kodigo ng Virginia ay nagpapahintulot sa anumang pampublikong katawan na itago ang ilang mga tala mula sa pampublikong pagsisiwalat. Ang Virginia Commission for the Arts ay karaniwang nagpipigil ng mga rekord na napapailalim sa mga sumusunod na exemption:

• Mga talaan ng tauhan (§ 2.2-3705.1 (1) ng Kodigo ng Virginia)
• Ang mga rekord ay napapailalim sa pribilehiyo ng abogado-kliyente (§ 2.2-3705.1 (2))
  o produkto ng trabaho ng abogado (§ 2.2-3705.1 (3))
• Impormasyon sa pagmamay-ari ng nagbebenta (§ 2.2-3705.1 (6))
• Mga rekord na nauugnay sa negosasyon at paggawad ng isang kontrata, bago ang isang kontrata ay iginawad
  (§ 2.2-3705.1 (12))